ERP系统供应商维护常见问题及解决办法

 ERP系统供应商主数据作为一项与投资采购、工程建设和报销报账紧密相关的基础数据，贯穿着资金往来的整个周期。供应商主数据维护要求及时准确，否则会影响ERP系统的运行效率和使用体验。笔者一直从事供应商主数据维护工作，现结合实际工作经历，对供应商主数据维护的常见问题和解决办法进行梳理。 

    供应商新增、修改过程中常见问题及处理办法 

    三证合一供应商新增的处理。新增三证合一的供应商时，需要把18位社会信息代码证号填写到供应商基础数据维护页面的“组织机构代码证”栏内，纳税和营业执照号不用填写。如果系统提示组织机构代码错误，可以采用下面的方法：输入三证合一之前的9位组织机构号，因为三证合一18位证号中包含了9位组织机构号，即9~17位，可以录入该9位组织机构号。另外，还可以访问国家组织机构代码管理中心（www.nacao.org.cn/publish/main/index.html），对存疑的供应商组织机构代码进行核实。 

    个体工商户供应商新增的处理。对于个体工商户，如果没有组织机构代码证，可以在基本信息内的经济类型选项选择“个人”，相应录入“个人供应商——证件证号”，供应商名称可以选择输入个人名字或公司名字，银行账户信息必须严格按照银行开户信息录入。 

    个人供应商信息修改注意事项。在新增个人供应商信息时，应先做查询工作，可以采用（%姓名%）的方式进行匹配查询，核实ERP主数据中是否已经存在可能要维护的供应商。这个操作十分必要，如发现有同名的个人信息存在，要通过系统中登记的身份证号和手中的数据进行比对，来判断是否为同一个人，从而决定下一步是进行供应商新增操作还是供应商变更操作。 

    供应商银行信息的常见问题及处理办法 

    找不到供应商开户银行的支行信息。基于省级邮政企业没有权限新增银行信息，因此，如果找不到“生产环境支行信息”栏的相应选项，首先建议在“银行”栏目选择“城市商业银行”“农村商业银行”“农村信用联社”“村镇银行”等，再进行下一步选择。 

    如上述方法不能解决问题，可参照以下步骤继续执行。 

    如产生经过核实确实是支行，但又在“生产环境支行信息”中找不到相应选项的情况，可根据以下网址查询：https://e.czbank.com/CORPORBANK/query_unionBank_index.jsp 

    如果能够查到，请截图并提交问题至ERP系统运维平台，ERP项目组会和银企系统协调更新，然后联系财务部门通过银企系统推送给ERP系统。 

    如果在该网址查不到，说明客户提供的银行不在银企系统发布的银行范围内，需告知客户提供其他银行开户信息。 

    更改银行账号信息或修改供应商在银行的开户名称，系统不提供修改的编辑区域。出于对在途资金安全等考虑，目前各省级邮政企业无法线上修改供应商银行信息中的开户名称，只能在ERP运维系统中提交问题单让ERP项目组进行修改。但如果操作是为该供应商增添一个全新的银行账号，则各省级分公司可以自行完成，失效账号可通过提交供应商变更申请单来实现。 

    应注意，ERP项目组更改银行账号成功后，在ERP供应商系统中是看不到有任何变化的，必须在报销报账系统应付会计功能中使用“供应商同步”操作后，报销报账系统才能看到供应商银行信息的变化。 

    在对已存在的银行信息作出变更操作后，旧银行信息仍存在。修改原来的银行信息a变更为b，系统会自动创建一条新的银行信息，旧的银行信息a仍会在ERP系统中显示，此时可进行手工调整，降低原银行信息优先级。建议将原银行信息进行失效处理，再新增一条银行信息。 

    供应商查询的常见问题及处理办法

    在ERP供应商系统中对供应商主数据进行维护后，在报销报账系统中查询不到或数据更新不及时。可从两个方面解决：首先，需要对该类供应商在ERP运维系统中进行检查，检查该供应商新增及变更申请单是否已经走完审批流程并审批通过。其次，在报销报账系统中检查是否已经更新，原则上报销报账系统每天24点进行更新同步，可在第二天检查是否已经更新；若新增及更新比较紧急或者系统自动同步失败，可在报销报账系统的应付会计功能中使用“供应商同步”操作进行实时更新。 

    在查询供应商信息时，出现查询错误提示。解决方法：首先，在“选择账户分配层”栏时把“地址”改为选择“地点”。其次，点击“放大镜”按钮，进入查询条件界面，选择相应的核算单位，如石家庄市分公司，就可以查询到银行信息了。 

    操作面板上某些列不能正常显示。原因是该列被隐藏了，可点击齿轮图标，在弹出列表中选择所需显示的列名，再点击页面其他地方，待更新后即恢复可见。□王凯