业务订单管理系统(ORD/ ORDER MANAGEMENT SYSTEM)

系统范围 (SYSTEM RANGE)
　　订单管理系统是使企业能有效的处理公司与外界接触的有关资讯而设定的管理作业，因为其关系著企业如何迅速的将客户所订下的订单导入企业内部，进行消化作业及对客户服务的水准；订单管理系统在KSW中扮演著前置与回馈作业的角色，因为它除了对客户基本资料、产出资料（订购物）建档外，即将客户订单有效率的转换成工厂订单，导入电脑进行後续作业；在作业处理期间尚可提供各种有关管理性资料查询与报表列印，如∶预期交货一览表、已订未出资料查询、出货资料明细表．．．等，以辅助业务人员对客户作有效掌握与服务。

系统功能概述 (SYSTEM FUNCTION)
　　举凡企业之经营对其订单处理作业有类似的规范，唯对订单的追踪则大异其趣；本系统所提供之订单资料处理，利于管理单位对于资料之输入到回馈的每个阶段，皆能有效掌握。
　　1、 系统提供的客户基本资料建立与客户产品资料建立，可收集和建立完整的客户档案资料。
　　2、 系统提供产品包装资料建立，可供订单建立和出货时使用。
　　3、 系统提供以客户别、产品别进行已订未出资料查询以及制单出货明细表查询，以达到掌握各种出货状况之目的。
　　4、 对于不幸之销货退回的事件，亦可以销退的相关功能处理，以便在有记录可循的最短时间内予以结案　　5、 若与生产计划连线作业时，更可将预交期反应于制令系统，以便由电脑快速排出适当的生产日程计划，而减少许多人工时间投入。
　　6、 系统提供销货销退等单据处理，以为为应收帐款之汇总依据。
　　7、 客户基本资料维护
　　　　业务部门为确实掌握客户，应将客户详细资料予以建档管理，（如：客户编号、名称、地址、电话、负责人、联络人、统一编号、往来银行，以及与该客户开始交易日、付款日、及包装方式等资料），此资料建立与查询提供业务有效资迅。
　　8、 客户产品资料维护
　　　　"知己知彼"乃是企业营运时力求确实的作业之一，所以业务单应将公司与客户的每一笔交易详细资料建档管理以利日后查询，本系统就提供了这一项资迅维护的功能，将客户的编号、客户订购的产品编号、规格、订购价格、数量予以建档，以便业务单位在日后判定客户的购买力，及该客户同地域的相关市场。
　　9、 工厂订单资料维护
　　　　将公司的订单依产品或日期加以整理，转换成工厂内部订单后从事生产，是大部份企业对订单的处理方式；本系统依照客户实际要求，将公司订单中要项：订单日期、客户订单号码、订单性质、客户编号、订购产品编号、规格、数量、单价、预定交期等输入电脑，转换成工厂内部订单，供后续作业参考与取用，同时也可以客户别、产品别查询或列印已订未出报表，而让有关人员采取应有的准备措施。如：生管排程、物管的备料与采购的备料等。
　　10、 产品出库单维护
　　　　当预定交期已接近时，业务人员即应主动查询某些客户的订单处理状况与现有库存量，以拟定欲出库数量，进而开立该产品出库单，通知有关单位及早做好出货的准备。
　　11、 订单出库作业
　　　　由于客户订单订购数量或时效等原因，致使交货方式可能是一次或分批交货，但无论如何需准时送达客户要求的交货地点，为此业务人员需主动的去催查可出货的资迅或将已出货的资迅确实输入电脑，所以经由订单出货资料处理、工厂出货订单查询或明细表列印，使交货记录确实，以对未出交完毕订单采取适当的督到，以期准时交货，如此将可使得出货作业更趋完善。
　　12、 销退作业处理
　　　　对于发生销货退回事件的不幸事件建议采取速战速决的方式处理，由业务人员执行销退单资料处理，再依对退货所采取的判定来决定是否执行，以及如何来处理客户的销退补出货处理等服务事宜。另依销退通知单维护中的工厂订单编号，来追踪制程资料与生产日报表等资料，以利检讨与避免错误重犯。
　　13、 内部订单结案
　　　　业务人员依制造部门，将某些内部订单生产完毕且办理入库的结案及执行订单出货资料处理后，同时以报表对照审核（如：已订未出资料表、内部订单出货状况明细表等）以了解出货完毕后，即可经本作业的"内部订单结案处理"对整个订单处理作业作一个总结。另外可对异常取消订单进行结案。

独立作业与整合性 (INDEPENDENCE & INTERGRANT)
　　订单管理系统可由业务单位对客户资料、交易记录的确切维护而掌握客户，进而对客户与产品作相关资迅查询、分析、研判客户的购买力与产品的市场活泼度，以提高行销计划的可行性与准确性及提供产品开发的重要资料。同时本系统作业亦可供业务员于出货作业处理中，完全掌握出货的明细状况以服务客户。订单管理系统可连接制令系统与成品库存系统，将客户订单转换成公司内部订单作业时所需资讯，以利生产。同时直接于终端机上进行订货出货作业，使得整个订单管理作业更趋完善，而达到整合性管理的效益。