|
采购管理系统(PUR/
PURCHASE MANAGEMENT SYSTEM )
１．系统范围（SYSTEM RANGE）
采购管理子系统帮助采购人员控制并完成采购物料从采购计划、采购申请、采购订单至到货接收、检验入库的全部过程。可有效地监控采购计划的实施，采购成本的变动及供应商交货履约情况，从而帮助采购人员选择最佳的供应商和采购策略，确保采购工作高质量、高效率及低成本地执行，使企业具有最佳的供货状态。本系统支持多币种采购。与生产、库存、应付帐管理及质量等子系统均有灵活的接口。采购需求信息可由生产、库存等其他部门直接下达，也可以从中长期采购计划生成。采购需求经审批后可合并生成采购单。采购物品收货检验后可按已分配的库存货位自动入库，并及时更新库存，同时由应付帐子系统完成结转采购成本及应付款的工作，生成财务记帐凭证。与《科创/ERP》的库存、生产、质量及应付帐系统同时使用，采购系统将会发挥最大效力。
2.解决企业面临的问题
☆如何制定长期采购计划，所需预算是多少？
☆与某供应商有关的采购单的内容是什么？
☆供应商在交付日期、质量、数量和价格等方面表现如何？
☆采购价格的变化范围是多少？
☆请购申请的状态如何?是否已批准?是否到货?
☆哪些物品拖期交货？拖期多久？为什么？
☆遇到需用外币采购的业务怎么办？
☆如何与财务部门的工作相衔接？
☆能否知道某一物料在将来某一时间段内的需求情况?
☆当对某一物料的需求数量超过一个供应商的交货能力时如何处理?
☆如何得知某一物料由哪些供应商供货?哪个价格最低?
☆如何知道某一供应商可供应哪些物料?
☆同一物料能否按不同货币采购?
☆如何制定当前采购订单的财务用款计划?
☆能否随时跟踪采购订单的执行情况(到货量,付款额等)?
☆某种物料在一段时间内的预计到货情况是怎样的?
☆某种物料的在验量是多少?
☆财务部门能否直接为每次物料到货核算采购成本?
☆如何评价采购员的工作成绩?
☆本年度在某供应商处采购了多少物料?采购金额是多少?
☆哪些采购单已过交货期尚未全部到货?
☆哪些供应商的物料检验后被拒收,拒收了多少?
☆到货物料进了哪些仓库?哪些货位?
3.系统特点
★提供供应商报价管理
★可由物品中长期采购计划直接生成请购单
★MRP 计划任务直接生成请购单
★支持库存订货点采购申请处理
★可限制订货的供应商
★通过请购单合并或拆分，自动生成采购订单
★请购合并过程中，自动按订货批量政策生成采购条目
★支持直接批量、固定批量、最大/最小批量等多种订购政策
★可将多张请购单合并生成一张采购订单的一行，或一张采购订单的多个订单行
★可将一笔请购拆分成多个采购订单
★合并生成订单过程中，能自动索取供应商报价
★一张采购单允许有多个交货日期及交货地点
★支持无订单到货的接收处理
★与库存子系统相连，到货入库，自动按库存单位转换，更新库存数量，同时生成入库单
★采购收货支持库存批次及单件管理
★支持收货过程中的质量检验及质量控制
★采购系统与应付帐子系统相连，直接生成采购凭证核算采购成本。
★对采购单的处理灵活，随时可以维护，同时对已发放的订单可做中止
★采购单可自动结清或手工强制结清
★具有跟踪、催查采购订单的功能
★可多角度的查询物品的请购，订购及收货入库的明细及汇总情况
★从交货期、价格、质量等多种角度对供应商进行评估
★可评价采购人员业绩
★可分析采购成本差异
采购管理系统关系著销售与生产之间,如何以低成本高效率的成品来满足客户需求。该系统包含著五个方面的资料管理:厂商资料管理、采购资料管理、价格资料管理、采购成本管理及代购材料管理。当订单经生管部门安排生产计划并展过物料需求计划後,
以采购建议量根据供应商及料品资料进行采购资料维护作业, 采购进料後可透过厂商交货、料品验收和退出及采购案等资料处理, 即可查询及列印厂商别料、料品别供应商、厂商采购单、厂商别催料待验资料、采购交货情况、料品别交货明细、应付帐款明细、供应商评核月报表、采购单价差异分析表．．．等相关资料，并可定期对采购成本实绩进行分析。
４．系统功能概述（SYSTEM FUNCTION）
采购管理不仅对采购单据进行全方位管理，而且对料品的采购重要记事进行管理，提供完整材料价格历史管理，对采购成本的COST DOWN实现有效控制。
1、 依供应商料品资料维护，可执行厂商别料品及料品别供应商查询和列印。
2、 执行采购资料维护作业後，可进行厂商别采购单、厂商别催料和料品别催料之查询以及采购单、厂商别催料表列印。
3、 依供应商基本资料维护作业，可建立各厂商详细的基本资料，并列印供应厂商对照表和供应厂商资料表。
4、 执行料品退出资料处理作业，可自动更正应付帐款对帐单、供应商评核月报表和物料评核月报表内容。执行采购单结案处理作业，可进行采购别之采购单差异分析表之查询和列印。
5、 执行料品验收资料处理作业後，可进行采购交货状况、料品别交货明细表及应付帐款明细表之查询，以及采购交货情况表、料品别交货明细表、应付帐款对帐单、供应商及物料评核月报表等列印。
6、 当厂商交货资料处理作业後，可进行待验资料查询及待验资料表列印。
7、 当采购员记事及采购资料维护建立後，即可查询料品采购重要资料以及料品重要采购参量。
8、 当料品包装备注建立後，在开立采购单时，即可将料品包装要求自动建立在采购单备注档。
9、 执行料品的单价建立後，即可按料品别、厂商别查询供料单价的历史，并可列印单价上涨报表，每日异动单价报表等，并可批次将生效价更新进料单付款单价。系统可提供固定公式料件的单价计算。
10、执行代购材料料品单价建立後，即可根据料品采购单自动生成代购材料请购单，并根据代购材料出货及加工後材料进料，计算代购材料的厂商库存。
11、进行采购目标成本建立後，即可分批进行采购成本实绩列印及成本差异明细查询列印。
５．管理性效益说明（ADMINISTRITION & EFFECTIVE DESCRIPTION）
1、 供应商基本资料建立／厂商评估资料建立
采购部门将各供应厂商编号、名称、公司工厂发票之地址、付款条件、负责人、联络人、统一编号、成立日期、资本额、往来银行名称、基本产品类别、设备状况、地略图．．．等资料输入电脑，即可迅速列印和查询供应厂商有关资料，并供评估选择合作对象之参考。
2、 供应商料品资料建立
采购人员将各供应商当前供应的料品之编号、品名规格、单价／基本价、产能．．．等资料建入电脑，可作为已授权交易之认可，依此可实现采购单开立厂商的控制，可提供各项询价、比价报表之查询和列印，以迅速决定最适合的供应商，降低采购成本。
3、 采购单异常结案处理
当各供应厂商均按采购单项目完成交货验收作业後，电脑会自动将采购单结案，如因订单取消或数量变更等原因需取消采购作业时，需对采购单进行异常结案处理，本系统提供了按订单、采购单号作结案处理，提供采购单尾数报表，以便物控采购人员确定是否取消采购单。
4、 料品验收资料处理
料品通过品管单位检验後，则可执行此一作业，使交货明细和应付帐款明细表可被查询和列印出，并列印供应商评核月报表和物料评核月报表，以供各部门间能随时掌握可贵的资讯，增加处理的时效和决策达成。
5、 采购资料维护
经由物料需求管理系统产生采购建议单，采购人员衡量现有供应商之产能、价格及服务水准，进行安排采购数量分配及自动开立列印采购单，并将采购资料传输至本系统作采购管理，而本作业可弹性调整，选择独立采购下单，并能提高进料的时效以利於产销作业顺利进行。
6、 厂商交货资料处理（特验）
当厂商依采购单号之指定项目，进行交货到收料单位待验，品管单位则可依其待验量和项目执行验收，采购单位查询这些资料，再进行催料作业，以避免缺料现象。
7、 单价资料维护
系统提供的完整单价历史资料，可供价析和管理人员进行采购价格查询分析，管制上涨单价。并可根据进料时间自动给定付款单价，避免人为疏忽造成付款价差。系统提供的报价历史查询、付款历史查询、加权历史查询等查询工具使得价析、成本会计、管理人员全面了解单价、成本的异动，以达到控制成本的目的。
8、 代购材料管理
企业为保证产品质量，常常对料件原材料的产地和质量有特别要求（比如：外资企业），当料件制造商不能提供企业要求的原材料，或者购买的原材料价格偏高时，企业为保证产品质量和成本往往会帮厂商代购原物料以加工自己料件，此类委外材料因不能按订单分批发放，故要对厂商库存进行记帐。
统将此类委外作为代购件处理，通过原物料发出、加工料件采购中量、加工料件交货数量自动记录厂商库存，并提供厂商库存明细表进行库存对帐处理。提供原物料进出平衡分析表，分析代购材料发出和收回状况。
9、 采购成本管理
采购成本最直接影响产品成本，系统按"期"对产品采购成本进行目标管理，系统提供的本期与上期的
成本差异分析，并以颜色区分成本上涨和下降，使得管理者能迅速准确的得到成本差异真正原因之所在
，以迅速采取对策控制成本上涨。
６．独立作业与整合性（ INDEPENDENCE ＆ INTERGRANT）
采购管理系统是制造业和装配业于上线生产前，供应厂商基本资料的收集和建立前置作业；各项料品及厂商交货进度的规划，透过采购资料维护的功能，使本系统可不受物料需求管理系统的控制，并能提供应付帐款、物料库存等系统的资料来源。不但具备了独立作业系统的功能，同时也能配合整合性管理系统的运作效益。但采购成本管理必须与产品结构管理相结合方能发挥效益，代购材料管理必须与库存管理系统结合方能发挥效益
|
