资讯系统三部曲
资讯系统的规划过程虽然相当复杂与多变,却大都可以纳入三个阶段的模式内:
第一 资讯系统策略规划
建立整个组织计划和管理资讯系统计划的关系,并研拟有效的策略.
第二 组织资讯需求分析
先识别广泛的组织资讯需求,去建立策略性的资讯架构,使其能指导个别应用系统的开发专案.
第三 资源配置阶段
MIS应用开发资源和作业资源的总体配置
运筹帷幄 策略为先
在第一个阶段,首先要认清组织目标及策略,然後透过正式的任命或合约,去设定MIS的任务组织,其次要认清组织的内外在环境,包括MIS与业务所处环境,一般常强调资讯环境,而忽略了组织的经营管理背景,这是错误的,接下来就可以制定管理程序和MIS所需的功能,容量标的,以便较具体地设定MIS政策,目标和策略.
以需求为依归,软体为导向
选择电脑的确是相当复杂的问题,除了技术面外,还有政治面的考虑,以外行人或内行人来评选是比较容易犯错,但事实上正确的选择步骤并非从硬体著手,这样容易陷入价格厮杀反而忽略真正需求,对一个欲导入电脑的第一次用户(first
time user)而言,下列的程序也许比较顺利:
Phase I :进行资讯教育,建立主管基本的资讯概念,消除疑虑与排斥感.
Phase II:整理现有表章制度,进行组织诊断,使管理制度合理化,工作简化.
Phase III:规划电脑化目标,策略与进度,并调查企业主体与各部门的资讯需求作成书面报告.
Phase IV:选择软体顾问公司,作可行性研究以及观念性的系统分析,亦须作成报告.
Phase V:依据调查研究结果,开出硬体规格,并进行选择比较,硬体决定後同时开发资讯软体.
希望您买到的是部电子大脑,而不是垃圾制造机,希望您买到的是生财利器,而非吃角子老虎,一选错机器,或因为价格太贵或品质不佳,售後服务不良,或因规格不符,无法达成当初预期,则滋生困扰,没完没了,能不慎乎,但是也要知道,硬体固然重要,软体更是决胜负之关键,吾人可以用8万元买到一台钢琴(硬体)8000万却不能买到莫札特的演奏技巧(软体)其价值更远超过硬体,过去所流行的观念是买,硬体送软体,将来说不定反过来,买软体赠送硬体呢!
软体的导入与选择
电脑的硬体好比是人类的躯壳,而软体就是灵魂与精神,抛开了软体就只剩下一堆破铜烂铁,更具体的说,所谓软体就是程式及所有相关的设计文书,使用手册,系统流程等的总称,
又可以分为系统软体(System software)和应用软体(Application
software)两类.
系统软体系由硬体厂商提供,使电脑能具备资料处理的基本功能,例如排序,编译程式,执行程式等.
为使电脑成为有效的管理工具,还要设计一套满足管理需求的程式和操作方式,使它能够产生所需的报表或查询画面,这些称为应用软体.
有三种方式可以使我们得到应用软体,拿买衣服为喻:第一种是自己缝制(把裁缝养在家裹);第二种是订制(请裁缝量制)第三种是买成衣,叙说如下:
阶段策略性规则 组织资讯需求分析 资讯配置计划
功能方块圆 必 要 时 修 改 评定组织 设定资讯 设定资系 目 标 及 评定环境 统政策,目 策 略 系统之任务 标和策略
年度计划循环 评定组织 整合主要 之资讯需 的开发计 求 划 开发资源之需求计划
主要工作内容 .检讨策略性组.资讯系统契约.目前资讯系统.组织结构 织计划 能力 .科技重点 .新机会 .资源配置.识别主要的单.资讯系统任命.目前应用概况.功能容量
位及其目标 .资讯系统形象 目标 .资讯系统之成熟程度 .资讯 人员技术水准 .认清整体 .资讯系统专 资讯架构 案界定.目前资讯.
专案评比 需求 .跨年度开发.未来资讯 时程 需求 .发展趋势 .硬体计划.软体计划 .人员计划.资讯传输 .网络计划.设施计划
.财务计划
可应用的方法谕 策略集合转换法(Straety Set Transformation) 1商业系统规划法(RSP)2关键性成功因素(CSF)3商业资讯分析及整合
技巧(BIAIT)4目的/手段分析法(E/M) 1计费转嫁法(chargeout)2投资报酬法(R.O.I)3零星预算(ZBB)
图二 规划资讯的三个阶段
选择软体公司共同发展应用系统的几点建议
1.确实调查该公司之商誉,过去作过那些客户,其效果如何?成员水准如何?有多久经验?有无类似行业应用成功的经验.
2.本身公司至少必须有一个以上的协调人作 Key man的参与发展,而这个人必须充份了解公司的业务,尤其是电脑化的需求以及将来的发展.
3.要求软体公司提供完整的文书,包括系统建议书(System proposal)系统逻辑手册(Systemlogic manual)系统参考手册(System
reference manual)系统操作手册(System operation manual)程式规范说明书(Program
specifications )使用手册(User manual)等.当然原始程式清单(Source program listing)也是少不了的.虽然这样要求势必增加成本.但这是值得的.
4.要求有程式设计标准规定.例如必须符合结构化分析(Structured analysis) 以及结构化程式设计Structured
programming)的技巧
5.指定适任的专案经理(Project manager)找负责任而有该专案经验的为佳,还要具备领导与协调的才能.这几乎是成功的关键.
6.需求要有明确的书面规范说明.由双方签认,以免验收时发生争执.
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